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EDITORIAL SOBRE PROPIEDAD HORIZONTAL
 
   

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ARTICULO DEL EDITORIAL SOBRE PROPIEDAD HORIZONTAL EN COLOMBIA
ARTICULO No. 72
WEB SITE ADMINISTRACION DE PROPIEDAD HORIZONTAL
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PUBLICADO FECHA: NOVIEMBRE - DICIEMBRE DE 2014.

TEMA DE INTERES
RECOMENDACIONES PARA EL CIERRE CONTABLE DEL PERIODO PRESUPUESTAL EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL Y LA ELABORACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO PARA LA NUEVA VIGENCIA

Editorial sobre Propiedad Horizontal en Colombia
Redactado por: Edgar Fernando Martínez Zambrano
Bogotá D.C., 27 Octubre de 2014.
Fuentes Consultadas: Ley 675 de 2001, Guía Legis sobre Propiedad Horizontal.

Al cierre del año, los Administradores, Miembros del Consejo de Administración, Asesores Contables y Revisores Fiscales; se encuentran ocupados en los delicados procesos de cierre del período fiscal y financiero del año y en el estudio y elaboración del proyecto de presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia.

La responsabilidad en el manejo contable y financiero, recae en primera instancia en cabeza de la Administración como representante legal de la Persona Jurídica. El artículo 51 de la Ley 675 de 2001, define entre otras las siguientes funciones del administrador.

Con relación a los aspectos financieros; es importante ante todo tener en cuenta las siguientes recomendaciones acerca del cierre contable:

1.Al 31 de Diciembre del año (ó a la fecha de cierre en el vencimiento del período presupuestal), la Administración deberá haber consolidado y tener debidamente organizado y archivado toda la documentación, soportes contables de los ingresos y gastos ejecutados, y demás documentos y soportes de cuentas por pagar, consignaciones Bancarias, notas contables; y un informe consolidado de cuentas por cobrar ó estado de cartera. Así mismo a esa fecha se recomienda sea consignado todo el dinero en efectivo que se encuentre en Caja General y la conciliación de la Caja Menor disponible al cierre del período; la idea es que debe quedar la menor cantidad de dinero disponible en Caja General; todo listo para el respectivo arqueo de Caja y de Cuentas.

2.En caso de que la copropiedad, tenga a su disposición un paquete informático contable; deberá haberse procesado toda la información financiera y deberá proceder a cerrar la información, de recibos de caja, comprobantes de ingresos, notas de contabilidad, comprobantes de egreso, causación de cuentas por pagar, listados de cartera; luego proceder a hacer las respectivas copias de seguridad en CD ó memorias USB (se recomienda mínimo dos copias é imprimir los informes).

3.Dentro de los 10 primeros días después del cierre de año, solicitar a la entidad bancaria donde se manejan los recursos de la copropiedad; la expedición de los respectivos extractos de movimientos bancarios; para efecto de proceder a realizar la conciliación bancaria y de la Caja General.

4.Al cierre del año, se deberán haber cancelado la mayor cantidad de gastos y obligaciones con terceros, pago de servicios públicos, nóminas y proveedores; así mismo se debe tener al día los libros de contabilidad que debe llevar la copropiedad; como lo son el Libro Diario, Libro Mayor y Balances; se recomienda realizar un Inventario de Activos Fijos y del archivo, la revisión y actualización del Libro de Actas, contratos y documentación de la Copropiedad al cierre del año.

5.Recuerde que los Libros de Contabilidad deberán tener las hojas numeradas y ser registrados ante la Dirección de Impuestos (DIAN). El libro de Actas deberá estar numerado, empastado y registrado ante la Cámara de Comercio (para Bogotá y principales ciudades) ó ante la dependencia establecida por la respectiva jurisdicción.

6.No olvide solicitar ante la entidad municipal encargada ó ante la Alcaldía Local de la jurisdicción (en caso del Distrito Capital) donde se encuentra la copropiedad; el certificado de Representación Legal de la misma, actualizado.

7.Igualmente con la documentación y soportes contables, se recomienda que dentro de los 15 días después del cierre del período presupuestal (para este caso por ejemplo –período contable del 01 Enero al 31 Diciembre del año anterior); elaborar los estados financieros como lo son el estado de Ingresos –Gastos, el Balance General; estos deberán ser registrados en los libros oficiales de contabilidad; de igual forma el informe de flujo de caja y el contable de la ejecución presupuestal detallada que indique el comportamiento por cada rubro; así mismo se sugiere elaborar los estados financieros comparativos de los dos últimos años.

8.Se acostumbra igualmente en la elaboración de los estados financieros del año contable de cierre, anexar las notas aclaratorias a los mismos; en las cuales se resaltan ó discriminan algunas cuentas ó rubros que ameritan una explicación concreta; para facilitar la presentación del comportamiento de ciertos rubros ante los copropietarios en la Asamblea; igualmente se deberá publicar un listado de cartera al cierre del año contable, sobre la relación de cuentas por cobrar (cartera) por cuotas de sostenimiento y cuotas extraordinarias aprobadas en Asamblea. Este informe debe ser previamente verificado y certificado con la firma del representante legal, del asesor contable y del Revisor Fiscal.

9.Por último se recomienda a la Administración y a los órganos de Administración y Control de la Copropiedad; hacer un análisis completo al informe de la Ejecución presupuestal y los Estados Financieros del año de cierre; como herramienta para la elaboración del Proyecto de Presupuesto.

El administrador posterior al cierre del período presupuestal, debe preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, como un informe para la Asamblea General ordinaria de propietarios, junto con el proyecto del presupuesto de ingresos y egresos para la nueva vigencia, que debe estar sustentado con base al balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
ELABORANDO EL PROYECTO DE PRESUPUESTO PARA LA NUEVA VIGENCIA.
La preparación del Proyecto de Presupuesto es una función de la Administración, quien deberá presentarlo para su estudio al Consejo de Administración, que a su vez será quienes lo presenten ante la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios.
El presupuesto se define como la previsión de los ingresos y gastos para un período futuro aplicando un procedimiento de carácter anual que puede permitir hacer estimaciones sobre la base de los resultados financieros de la persona jurídica en un período determinado, para proyectar al siguiente período y proceder a los ajustes e inversiones necesarias para el futuro.

El actual régimen de la propiedad horizontal en Colombia, indica que las entidades sometidas a éste, para la fijación de expensas comunes a cargo de los propietarios de las unidades de dominio particular, deben establecer el presupuesto de sus ingresos y gastos para un período determinado, que por lo general en Colombia, dicho período de presupuesto corresponde al período fiscal del 1 de Enero al 31 de Diciembre de cada año, aunque dicho período presupuestal puede variar de acuerdo a las disposiciones del Reglamento de Propiedad Horizontal de cada copropiedad El seguimiento y control del presupuesto permitirá cumplir las expectativas estimadas.

El presupuesto es una de las mejores herramientas al servicio de la administración para ejercer un rápido control sobre las operaciones y gestión de los recursos de las copropiedades.
Este concepto aplica a la propiedad horizontal, donde la elaboración y ejecución del presupuesto son unas de las funciones del administrador, quien debe presentarlo ante la Asamblea de propietarios, de conformidad con el numeral 4 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001.

Es uno de los informes financieros más importantes en la propiedad horizontal, ya que el resultado de la ejecución del mismo determinará la gestión de la administración en un período determinado.

La Asamblea General es quien deberá dar su aprobación final a este presupuesto, que servirá para fijar las "Cuotas de sostenimiento ó Ordinarias de Administración"

En el Presupuesto deben definirse por un lado los ingresos que tendrá la Copropiedad por concepto de cuotas de sostenimiento, por ingresos derivados de la explotación económica de los bienes comunes y otros ingresos proyectados; y por otra parte deben incluirse las partidas o "Rubros" destinados a cubrir cada uno de los gastos ó erogaciones en que incurrirá la copropiedad; Estas partidas están relacionadas con el funcionamiento y conservación; y conforman los "rubros" como Servicio de Administración y de Contabilidad, Servicios de Vigilancia y Aseo, Servicios Públicos, Mantenimiento, Reparaciones Locativas, Suministros, etc.

El cálculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios como Vigilancia, Administración, Contabilidad, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un año, por lo que su costo no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un cálculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como "Gastos Fijos".
Otros rubros, como los Servicios Públicos, (Electricidad, Acueducto, Teléfono, Gas) Suministros, (Papelería, Materiales de Aseo, Bombillos, etc.) Reparaciones Locativas, (Plomería, Electricidad, Cerrajería, Pintura etc.) son "Gastos Variables", y su cálculo es un poco más complicado. Debemos tener en cuenta factores como la ejecución presupuestal del período anterior para determinar el comportamiento del rubro, revisar las tarifas o costos actuales, el índice de Inflación esperada, y por supuesto las necesidades específicas de la copropiedad; además con relación a los equipos que prestan servicios a la Copropiedad, deberá tenerse en cuenta su edad, el deterioro normal, vencimiento de garantías, y muy importante el comportamiento histórico de estos Rubros; es decir el promedio del gasto en el pasado. Para lo anterior recalco, nos debemos basar en los informes de Contabilidad, principalmente en el "Estado de Resultados" (P. & G.) y en la "Ejecucion Presupuestal".

Una vez conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, aplicamos los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas por inflación, nuevos impuestos, y cualquier otro factor que razonablemente pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos así un cálculo bastante aproximado a lo que será el gasto real.
ASPECTOS FUNDAMENTALES EN LA PREPARACION DEL PRESUPUESTO.

- La copropiedad está obligada a tener un seguro para áreas comunes: En la actualidad se consiguen pólizas que cubren incendio, terremoto (ordenados por la Ley 675 /2001); con amparos adicionales como conmoción civil, asonada, explosión, actos malintencionados de terceros, responsabilidad civil, y otros muchos amparos. Estas pólizas integrales diseñadas especialmente para las copropiedades, que igualmente deberán ser estudiadas antes de ser contratadas, permitirán cumplir lo dispuesto en la ley, y dan tranquilidad a la comunidad. Incluya el rubro de seguros en su presupuesto.

- El servicio de Seguridad Y Vigilancia; es el rubro en el gasto por lo general más alto en el presupuesto; No trate de economizar contratando empresas que no cumplen con los requisitos legales, esto siempre ha representado un riesgo alto, máxime ahora con las nuevas disposiciones legales la copropiedad y su administrador pueden recibir drásticas y millonarias sanciones. Investigue con la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, antes de contratar su vigilancia (Ver Decreto 073 de 2002 y circulares recientes emitidas por la Supervigilancia).

- Recuerde que la "Cartera Morosa" puede acabar con las buenas intenciones de cualquier administración y convertirse en un grave problema si se deja avanzar: Es mejor pagar un poco más por una Administración profesional, que implemente un adecuado plan de gestión y recuperación de cartera, así mismo contratar una asesoria jurídica, que ofrezca una trayectoria efectiva y certificada en el cobro ejecutivo de cartera.

- Por último, tenga en cuenta que en ocasiones cuando la Asamblea, adopta un presupuesto por debajo de los gastos reales de la copropiedad; está sujetando a la Administración a realizar una gestión incomoda y muy seguramente no podrá responder a las necesidades de la Copropiedad; recuerde es responsabilidad de los Copropietarios ser objetivos en aprobar un buen presupuesto y en colaborar en su buena ejecución; para ello también tienen los propietarios la obligación de velar por la conservación y mantenimiento de las zonas comunes y equipamentos de la Copropiedad; para mantener los costos dentro de lo establecido en el presupuesto aprobado.

Espero que el contenido de este artículo, les sea de mucha utilidad en sus actividades, la ilustración de estos temas son complemento a los expuestos en esta sección de nuestro Sitio sobre Propiedad Horizontal; pueden enviar sus comentarios y aclaraciones a los correos que aparecen en la parte inferior de este artículo.

EDGAR FERNANDO MARTINEZ
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