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EDITORIAL SOBRE PROPIEDAD HORIZONTAL
 
   

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ARTICULO DEL EDITORIAL SOBRE PROPIEDAD HORIZONTAL EN COLOMBIA
ARTICULO No. 73
WEB SITE ADMINISTRACION DE PROPIEDAD HORIZONTAL
http://admonph.galeon.com
PUBLICADO FECHA: ENERO A MARZO DE 2015.

TEMA DE INTERES
ORIENTACIONES PARA LA PREPARACION Y DESARROLLO DE LA ASAMBLEA ORDINARIA DE PROPIETARIOS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

Editorial sobre Propiedad Horizontal en Colombia
Redactado por: Edgar Fernando Martínez Zambrano
Bogotá D.C., 05 Enero de 2015.
Fuentes Consultadas: Ley 675 de 2001, Guía Legis sobre Propiedad Horizontal.

Al iniciarse el nuevo año, los Administradores se encuentran ocupados en el proceso de la Convocatoria a la Asamblea General Ordinaria de Propietarios.

La Ley 675 de 2001 “Régimen para la Propiedad Horizontal en Colombia” acerca de la convocatoria a Asamblea General Ordinaria.


ARTICULO 39. REUNIONES. La Asamblea general se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de éste, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario.


Se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del Revisor Fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.


PARÁGRAFO 1. Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presénciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en éste.

PARÁGRAFO 2. La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes.

ARTICULO 40º. REUNIONES POR DERECHO PROPIO. Si no fuere convocada la asamblea se reunirá en forma ordinaria, por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada período presupuestal, en el lugar y hora que se indique en el reglamento, o en su defecto, en las instalaciones del edificio o conjunto a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.).


Será igualmente válida la reunión que se haga en cualquier día, hora o lugar, sin previa convocatoria, cuando los participantes representen la totalidad de los coeficientes de copropiedad del edificio o conjunto, sin perjuicio de lo previsto en la presente Ley, para efectos de mayorías calificadas.


ARTICULO 41º. REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA. Si convocada la asamblea general de propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.), sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá validamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. En todo caso, en la convocatoria prevista en el artículo anterior deberá dejarse constancia de lo establecido en el presente artículo.

Los artículos antes descritos de la Ley 675 de 2001, ofrecen una directriz de la forma y términos para convocar a la Asamblea General de Copropietarios, que debe coincidir con lo estipulado en el respectivo Reglamento de Propiedad Horizontal de cada Copropiedad, ó Centro Comercial.
ALGUNAS RECOMENDACIONES PARA CONVOCAR A LA ASAMBLEA ORDINARIA DE PROPIETARIOS.
El administrador de la Copropiedad, deberá tener actualizado el libro de registro de propietarios que se debe llevar en físico y que la información consignada allí corresponde a la información real y certificada sobre la calidad que ostenta cada propietario y su firma registrada; y se debe tener actualizada la base de datos de su software de contabilidad ó habilitar una base de datos en una hoja de calculo (Excel) ó un libro de trabajo en un programa base de datos (Access); en la cual deberá aparecer lo siguiente:

· Identificación del Inmueble (dirección, torre, bloque, piso, No. Apartamento –Local, Casa ú Oficina)

· Nombre Completo é identificación del Propietario.

· Coeficiente asignado, de conformidad con el Reglamento.

· Dirección de correspondencia del Propietario y teléfono.

· Identificación de Depósitos ó parqueaderos en caso de ser parte de la Unidad Privada.

· Firma del Propietario en el Libro de Registro de Propietarios.


La Administración previo a la convocatoria deberá tener listo, los informes de los estados financieros con sus respectivas notas, ejecución presupuestal y el proyecto de presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia, así mismo previa a la convocatoria deberá publicar el listado de cartera a corte vencimiento del período presupuestal y el listado de cartera a la fecha de convocatoria a Asamblea Ordinaria; igualmente en la fecha que se desarrolle el Asamblea, la administración deberá publicar el listado de cartera a la fecha.


Para la Administración, el Consejo de Administración, el revisor fiscal y el comité de convivencia, se les recomienda que al momento de convocar a la Asamblea, tengan adelantado sus respectivos informes de gestión, explicativo de los estados financieros y proyecto de presupuesto y el dictamen de Revisoría Fiscal.


La convocatoria a Asamblea, en principio la debe convocar la Administración con antelación de 15 días a la fecha, para lo cual deberá tener en cuenta la fecha y hora programada para la reunión.


Sí pasados los tres primeros meses calendario del año en curso, y no ha sido convocada la Asamblea General Ordinaria; ésta se reunirá por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes posterior al vencimiento del período presupuestal (puede ser mes de Abril) a las 8:00 p.m. (ó el que defina el Reglamento de Propiedad Horizontal); en las instalaciones de zonas comunes de la Copropiedad ó en el lugar que fije quien convoca, para analizar la situación financiera de la Copropiedad y demás temas potestativos en las decisiones a cargo este órgano, y proceder al estudio y aprobación del presupuesto, el nombramiento del Consejo de Administración ó Comité de Convivencia (sí lo hubiere) y del Administrador(a), de la Revisoría Fiscal.

Se recomienda que se defina dentro de la Copropiedad, un procedimiento para la acreditación de poderes de representación, a fin que previo al desarrollo de la Asamblea, se hayan acreditado y certificado su autenticidad.
RECOMENDACIONES PARA EL DESARROLLO DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
Se recomienda que previo al inicio de la Asamblea se encuentren publicados en lugar visible dentro de las Instalaciones de la Copropiedad; el orden del día propuesto, los informes de gestión de la Administración, Consejo Administración y Revisoría Fiscal (ó de Control Interno) y los estados financieros (Estado de Resultados, Balance General, Ejecución Presupuestal), El proyecto de presupuesto, el reglamento para el desarrollo de la Asamblea y el orden de día que será sometido a consideración.

Con la convocatoria se deben publicar y presentar la relación de deudores en mora a la fecha de convocatoria y con fecha en que se desarrollará la sesión.


Se recomienda que en la convocatoria, con anticipación, los propietarios que deseen presentar por escrito sus proposiciones y varios (para el punto de proposiciones y varios); sea inscritas con anticipación ante la Administración, para facilitar la organización de la reunión.


El administrador de la Copropiedad, deberá registrar en una planilla, la participación y verificación del Quórum de la Asamblea,, el revisor fiscal ó los miembros del consejo, previamente deberán acreditar la validez de los poderes de representación; con No menos cinco (05) días de anticipación, para que se validen los poderes. El día que se desarrolle la sesión de Asamblea de Propietarios, se sugiere que cada propietario ó apoderado en representación de la respectiva unidad privada, registre su firma como constancia de su asistencia (y entregue el Poder debidamente diligenciado en caso de ser apoderado); y registrar su asistencia en la planilla.

Para efecto de orden y mayor celeridad en el desarrollo de la Asamblea, se sugiere que se realice en un salón social ó recinto cerrado, con buena acústica, y tener el apoyo logístico (sonido, video beam, urnas para recolección de votos por coeficiente); así como se hace necesario para la presentación de los informes y proposiciones para que sean de forma didáctica é ilustrativa; de igual forma se debe programar una fracción de tiempo antes de la hora señalada en la Convocatoria, para realizar el chequeo y verificación de la Asistencia y fijar una hora en la cual se cierren las validaciones de los propietarios asistentes, la cual debe realizarla los miembros del consejo, el revisor fiscal ó una comisión designada para ello por parte de la misma Asamblea; y a partir de allí se proceda a realizar la verificación del Quórum y en caso favorable de tener Quórum legal, dar inicio al orden del día propuesto. En caso de que cerrado el termino de verificación de Quórum, se proceda a fijar la nueva fecha de segunda convocatoria conforme lo establecido en el Reglamento y de conformidad con la Ley.

Ø Es importante que se establezcan procedimientos para la verificación de Quórum a lo largo de la sesión, de forma concreta cuando se proceda a la jornada de votación; para que se acredite la existencia del Quórum Válido para deliberar y decidir.

Recuerde que en segunda convocatoria la Asamblea General Ordinaria, sesionará válidamente con el número plural de propietarios que asistan a esta, sin otro requisito. Recuerde que el Administrador, el revisor fiscal no pueden representar con poder a un propietario, de igual forma está prohibición se extiende a los miembros del Consejo saliente, pues únicamente pueden representar su propia cuota ó porcentaje de participación.


Ø Para el desarrollo de la Asamblea y después a de haber sido aprobado el orden del día propuesto ó habiéndose definido el orden del día, se debe nombrar al Presidente, quién estará a cargo de orientar el desarrollo de la Asamblea, ejercer la imparcialidad y el cumplimiento de las normas y en tal caso del reglamento para la Asamblea, otorgar el uso de la palabra y dar la celeridad al desarrollo de la Asamblea; para el caso del secretario(a) de la Asamblea, se sugiere se nombre al representante de la Administración ú otro participante, quién tendrá a su cargo el archivo de los documentos presentados en la sesión junto con los soportes de la asistencia, la lectura de los documentos, validación de los votos, lectura de las proposiciones, y la elaboración del acta de la sesión y por consiguiente dar fe de lo tratado en la Asamblea.

Cabe destacar, que en algunas copropiedades, se nombra una comisión verificadora del Acta de la Asamblea y sus integrantes tienen la función de verificar el contenido de la misma y presentar un informe en la Asamblea siguiente; sin embargo el órgano que tiene la función de aprobar ó improbar el contenido del Acta es la propia Asamblea de propietarios, en la misma sesión ó en sesión posterior.


Ø Las decisiones que adopte la Asamblea, constituida válidamente; obligarán, a propietarios presentes, disidentes y ausentes.

En la verificación del Quórum, deberá quedar como archivo la relación de las planillas de asistencia debidamente firmadas y la relación de los originales de los poderes de representación debidamente firmados y validados ante la Administración y control interno y relacionados en la planilla de asistencia.

Conforme se indico en artículo anterior, se sugiere que en el orden del día se incluya un punto para la aprobación del Reglamento de la Asamblea, en el cual se fijan algunos procedimientos específicos acerca del uso de la palabra, los mecanismos de votación por coeficientes, el nombramiento de los órganos de dirección y conciliación, el manejo de las proposiciones y varios.

Las votaciones en la Asamblea, para decisiones económicas, se deberán realizar por coeficientes para el caso de decisiones de carácter económico (para el caso de Copropiedades de Uso de Vivienda ó Mixto); en algunos casos se requiere aplicar mecanismos específicos para el calculo de las votaciones en la toma de decisiones a fin de cumplir lo establecido en la Ley 675 de 2001 y el Reglamento sobre el particular. Para el caso de las votaciones existen diversos mecanismos para facilitar el escrutinio en las votaciones por coeficiente, tales mecanismos son las urnas, la asignación de cartones de un color especifico que indique el coeficiente que representa, entre otros.

Las decisiones que No impliquen temas relacionados con factores económicos, podrán realizarse por Votación por Unidad Privada, y las decisiones de este tipo están igualmente sujetos a las mayorías calificadas, establecidas en la ley y el Reglamento.

Las decisiones que se pongan a consideración en las Copropiedades de uso comercial (centros comerciales) serán por el índice de participación ó coeficiente asignado a cada unidad privada representada en la sesión. No se aceptan decisiones para este tipo de Copropiedades por votación nominal ó por aclamación.

Espero que el contenido de este artículo, les sea de mucha utilidad en sus actividades, la ilustración de estos temas son complemento a los expuestos en esta sección de nuestro Sitio sobre Propiedad Horizontal; pueden enviar sus comentarios y aclaraciones a los correos que aparecen en la parte inferior de este artículo.

Si desean participar en el taller de orientación acerca de este tema, contactenos en los números indicados en la parte inferior de este artículo.

EDGAR FERNANDO MARTINEZ
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