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EDITORIAL SOBRE PROPIEDAD HORIZONTAL
 
   

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ARTICULO DEL EDITORIAL SOBRE PROPIEDAD HORIZONTAL EN COLOMBIA
ARTICULO No. 70
WEB SITE ADMINISTRACION DE PROPIEDAD HORIZONTAL
http://admonph.galeon.com
PUBLICADO FECHA: AGOSTO DE 2014.

TEMA DE INTERES

“Orientaciones para el Consejo de Administración en las propiedades Horizontales”

Editorial sobre Propiedad Horizontal en Colombia
Redactado por: Edgar Fernando Martínez Zambrano

El artículo que hoy público, tiene como objetivo de hacer una recopilación de conceptos y de principios Normativos establecidos tanto por el Régimen de Propiedad Horizontal acerca del Consejo de Administración como órgano de dirección de la persona jurídica.

Este artículo, es base del tema que se desarrollará en el taller que se llevará a cabo en Agosto de 2014, en la ciudad de Bogotá, dirigido a administradores, miembros del consejo de administración y vinculados al sector.

Veamos que dice la Ley 675 de 2001, sobre el Consejo de Administración en la propiedad horizontal

CAPITULO XII Del Consejo de Administración

ARTÍCULO 53. Obligatoriedad. Los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto, integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, tendrán un consejo de administración, integrado por un número impar de tres (3) o más propietarios de las unidades privadas respectivas, o sus delegados. En aquellos que tengan un número igual o inferior a treinta (30) bienes privados, excluyendo parqueaderos y depósitos, será potestativo consagrar tal organismo en los reglamentos de propiedad horizontal.

Para edificios o conjuntos de uso residencial, integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, será potestativo consagrar tal organismo en los reglamentos de propiedad horizontal.

ARTÍCULO 54. Quórum y mayorías. El consejo de administración deliberará y decidirá válidamente con la presencia y votos de la mayoría de sus miembros, salvo que el reglamento de propiedad horizontal estipule un quórum superior, con independencia de los coeficientes de copropiedad.

ARTÍCULO 55. Funciones. Al consejo de administración le corresponderá tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal.

Como se puede observar en el contenido de la Ley 675 de 2001, el consejo de administración es un órgano consultivo y consejero de la administración, el cual se constituye conforme la disposición normativa de acuerdo a las características y tipo de copropiedad.
SINOPSIS SOBRE LAS FUNCIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION
Muchas veces ocurre que la mayoría de los miembros de un Consejo de Administración de un edificio o conjunto desconocen sus alcances y las limitaciones de sus funciones, pues ignoran la Ley 675 de agosto 3 de 2001, que reglamenta la propiedad horizontal en Colombia.

La función específica del Consejo de Administración es la de vigilar que se cumpla el reglamento de copropiedad procurando que se practiquen las decisiones tomadas en las asambleas generales, llámense ordinarias o extraordinarias que es la máxima autoridad.
Otra función es informar al administrador sobre las irregularidades que se presenten en el condominio, examinar los libros de contabilidad donde se registren los ingresos y egresos mensuales y velar por el estricto cumplimiento de lo presupuestado al año en sus numerales debidamente aprobados en las asambleas.

Los Consejos de Administración no podrán manejar finanzas ni ejecutar trabajos por cuenta propia, ni contratar sin previo permiso de la máxima autoridad que es la asamblea de propietarios, ni obligar al administrador a tomar decisiones que contraríen lo establecido en el marco de la Ley.

En caso de que esto ocurra, el administrador está facultado para citar a asamblea extraordinaria y dar a conocer a todos los propietarios sobre los atropellos o acoso indebido por parte de los miembros del Consejo de Administración, por ejercicio indebido de autoridad.

Los miembros que conforman un consejo de administración deberán ser conformados por minimo 3 personas ó mantener la conformación del órgano por numero impar de sus integrantes, con conocimientos básicos de la Ley de Propiedad Horizontal.

La mayoría de consejos de administración desconoce sus funciones y el alcance de sus decisiones, como también desconocen las funciones del administrador, desafortunadamente la ley que reglamentaria del régimen especial de la propiedad horizontal, no detallo en forma clara las funciones del consejo, en tanto que si fue clara en las funciones de la asamblea y del administrador, debemos entender que las funciones asignadas por la ley a la asamblea y al administrador, no las puede realizar el consejo de administración.

Veamos el orden del mandato de la ley 675 de 2001.

Ley 675/2001 Artículo 4o. Constitución. Un edificio o conjunto se somete al régimen de propiedad horizontal mediante escritura pública registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Realizada esta inscripción, surge la persona jurídica a que se refiere esta ley.

Este artículo por mandato expreso, crea la persona jurídica de la forma especial de dominio, denominada propiedad horizontal,

Ley 675/2001 Artículo 5°. Contenido de la escritura o reglamento de propiedad horizontal. La escritura pública que contiene el reglamento de propiedad horizontal deberá incluir como mínimo.

Además de este contenido básico, los reglamentos de propiedad horizontal incluirán las regulaciones relacionadas con la administración, dirección y control de la persona jurídica que nace por ministerio de esta ley y las reglas que gobiernan la organización y funcionamiento del edificio o conjunto.

Es claro este enciso, en expresar que tiene que haber reglas que gobiernen los edificios o conjuntos que se someten al régimen especial de la propiedad horizontal, pero hay que entender que significa gobierno! En términos amplios y de la ley 675 de 2001; Gobierno quiere decir. Orden, régimen o sistema para dirigir o administrar un edificio o conjunto, sometido al régimen de propiedad horizontal.

Ley 675/2001 Artículo 32. Objeto de la persona jurídica. La propiedad horizontal, una vez constituida legalmente, da origen a una persona jurídica conformada por los propietarios de los bienes de dominio particular. Su objeto será administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal.

Ley 675/2001 Artículo 36. Órganos de dirección y administración. La dirección y administración de la persona jurídica corresponde a la asamblea general de propietarios, al consejo de administración, si lo hubiere, y al administrador de edificio o conjunto.

Este artículo deja bien claro lo ya expresado en el articulo quinto de la ley, de quienes gobiernan la organización y funcionamiento del edificio o conjunto.

Es materia de análisis que quienes gobiernan son órganos de dirección y administración de la persona jurídica, órganos colegiados que toman sus decisiones por mayorías de los asistentes, es el caso de la asamblea general de propietarios y del consejo de administración. El administrador y Representante Legal, no es un cuerpo colegiado, en que momento este órgano dirige y en que momento administra y representa a la persona jurídica.

Con esto se resaltan los siguientes aspectos a tener en cuenta:

Que el consejo de administración sólo es obligatorio en copropiedades comerciales o mixtas con más de 30 unidades privadas excluyendo parqueaderos y depósitos.

Sólo es posible tener consejo de administración en copropiedades residenciales, si supera más de 30 unidades privadas excluyendo parqueaderos y depósitos, siempre y cuando el reglamento de propiedad horizontal lo determine.

Para ser consejero se debe ser propietario o tener poder de delegación, en el que se especifique el poder recibido para ser consejero y será potestad en este caso su designación por parte de la Asamblea de Propietarios.

De ahí que las personas que se postulan con el poder común que reciben para participar en las asambleas, no es específico para postularse como Consejero.

La ley no obliga que el consejero debe estar a paz y salvo por concepto de administración, pero muchos reglamentos de propiedad horizontal sí establecen la morosidad como una restricción para ser consejero. Es decir que esto depende de cada copropiedad y su reglamento de propiedad horizontal.
RECOMENDACIONES SOBRE EL CONSEJO DE ADMINISTRACION EN LA PROPIEDAD HORIOZNTAL
A continuación presento algunas recomendaciones y puntos para ser tenido en cuenta por parte de los integrantes de los consejos de administración, para tal efecto:

Si bien es cierto que el presidente del Consejo firma el contrato con el administrador, esto no quiere decir que el Presidente del Consejo sea el jefe directo del administrador.

El Consejo de Administración, es en sí éste órgano, mientras se encuentre sesionando por citación de sus mismos integrantes, ó citación que realice la administración, y deberá llevar un orden del día en sus reuniones, levantar actas de sus sesiones.

El presidente del consejo preside ó modera las reuniones del consejo de administración.
Por lo tanto las solicitudes y determinaciones del consejo deben constar en actas, para que el administrador tenga un soporte de lo decidido y gestione, tiempo rey, cuando sea en concordancia con la ley y el reglamento.

El consejo de administración, toma determinaciones “necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines de acuerdo con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal” (Art. 55 de la ley 675 de 2001).

El administrador no hace parte del consejo, pues sus reuniones, deliberaciones y votaciones no requieren de la participación del administrador. Mas es importante que el administrador pueda rendir un informe mensual de su gestión ante el Consejo de Administración.

El consejo debe establecer políticas de contratación, que permitan transparencia en las contrataciones, establecer términos de referencia y evitar llevar propuestas propias que den apariencia de beneficio personal o algún tipo de comisión, bonificación o cualquier tipo de compensación, teniendo en cuenta que estas decisiones deberán ser notificadas a la administración para lo pertinente de ejecutarlas.

El consejo debe ser ejecutivo, no tener reuniones extensas o eternas, que no llevan a ningún lado. Deben programar sus reuniones ordinarias, establecer una hora de inicio y de finalización, establecer normas de participación de los miembros.

El Consejo debe buscar la forma de trabajar en equipo con el administrador, establecer las necesidades de la copropiedad, crear planes de trabajo, hacer un acompañamiento y seguimiento a estos planes en las reuniones ordinarias y extraordinarias de dicho órgano.

El Consejo de Administración debe estar regido dentro de la copropiedad bajo un reglamento, sobre todo de lo que no esté en la ley ni en el reglamento de propiedad horizontal, para que de este modo puedan funcionar y adoptar decisiones.

No debe extralimitarse de sus funciones, es decir no tomar las determinaciones que le corresponden a la Asamblea General, ni hacer las funciones que le corresponden al administrador de acuerdo con lo establecido en el artículo 51 de Ley 675 de 2001, ni las funciones relacionadas en el reglamento de propiedad horizontal.

La extralimitación en sus funciones y en las decisiones que adopten que sean lesivas para la persona jurídica, les acarreará a los miembros del consejo de administración responsabilidades de tipo legal.

El Consejo de Administración, no debe exigirle al administrador actuar en contravía de la ley de reglamento de propiedad horizontal, por lo que debe ser un conocedor de la ley y del reglamento.

Los miembros del Consejo deben mantener una absoluta imparcialidad en todos sus actos, dando a todos los copropietarios y residentes el mismo tratamiento, sin otorgar a nadie prebendas o privilegios y, sin permitir que sus sentimientos, relaciones de amistad, simpatías o desafectos hacia otros miembros de la comunidad, interfieran o influencie en sus determinaciones.

La ley permite que la asamblea faculte al Consejo de Administración, para nombrar a los integrantes del Comité de convivencia, esto no quiere decir que el Consejo de Administración pueda ser el mismo Comité de convivencia, pues muchas veces los conflictos se presentan entre los propietarios o residentes y el consejo de administración.

La ley no restringe la posibilidad de que los consejeros reciban remuneración por sus servicios comunitarios prestados, mas en la mayoría de los reglamentos de propiedad horizontal se dice que ésta gestión se hace ad honorem.

Si bien es cierto que el consejo de administración puede ayudar a regular y controlar el giro de dineros, mediante firmas autorizadas en las cuentas bancarias de la copropiedad, esto no les da función o título de tesoreros, pues el único tesorero es el administrador.

Un consejo debe cuidarse de confundir la relación laboral con el administrador y la relación por prestación de servicios. Pues cuando se exige el cumplimiento de horarios, y hay una subordinación directa sobre el administrador, así como una contraprestación, por más contrato de servicios firmado, se transforma en un contrato laboral, y después llegan las demandas.

Espero que el contenido de este artículo, les sea de mucha utilidad en sus actividades, la ilustración de estos temas son complemento a los expuestos en esta sección de nuestro Sitio sobre Propiedad Horizontal; pueden enviar sus comentarios y aclaraciones a los correos que aparecen en la parte inferior de este artículo.

EDGAR FERNANDO MARTINEZ
DIRECTOR SITIO WEB
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Edgar Fernando Martínez Z.
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